石山テクノ建設株式会社はあらゆる構造物の補修・補強・耐震工事を通じてインフラを守る環境保全企業です。

　□ 技術文書の作成要領

１. 技術文書の作成の心得
　　① 仕事の文書：技術者が仕事のために書く文書で、他人に読んでもらうことを目的とする。
　　② 読者に伝えるべき内容が事実（状況）と意見（判断・予測）に限られていて、心情的要素を含まないこと。
　　③ 技術文書の作成心得 Ⅰ：内容の精選―必要なことは洩れなく記述し、必要でないことは一つも書かない。
Ⅱ：事実と意見の区別―事実・状況と意見・判断・予測の区別を明確にする。
Ⅲ：記述の順序―論理的な順序で組立をする。知りたい・知らせたい順番で。
Ⅳ：明快・簡潔な文章：チャーチルのメモを参照。

２. チャーチルのメモ（1940年記）

　われわれの職務を遂行するには大量の書類を読まねばならぬ。その書類のほとんどすべてがながすぎる。時間の無駄だし、要点を見つけるのに手間がかかる。 同僚諸兄とその部下の方々に、報告書をもっと短くするようにご配慮願いたい。

　　① 報告書は、要点をそれぞれ短い、歯切れのいいパラグラフにまとめて書け。
　　② 複雑な要因の分析に基づく報告や、統計に基づく報告では、要員の分析や統計は付録とせよ。
　　③ 正式の報告書でなく見出しだけを並べたメモを用意し、必要に応じて口頭で補ったほうがいい場合が多い。
　　④ 次のような言い方はやめよう
　　　「次の諸点を心に留めておくことも重要である。」
　　　「・・・を実行する可能性も考慮すべきである。」
　　　この種のもってまわった言い回しは埋め草にすぎない。
　　　省くか、一語で言い切れ。 思い切って、短い、パッと意味の通じる言い方を使え。くだけすぎた言い方でもかまわない。

　私のいうように書いた報告書は、一見、間諜羽後をならべた立てた文書とくらべて荒っぽいかもしれない。しかし、時間はうんと節約できるし、真の要点だけを簡潔に述べる訓練は考えを明確にするにも役立つ。


石山テクノ建設株式会社　顧問　坂本良高



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